Η χρήση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και η σταδιακή επέκτασή της στο σύνολο των επιχειρήσεων της οικονομίας, δημιουργεί νέα δεδομένα ως προς την οργάνωση του χρόνου απασχόλησης, ανά εργαζόμενο και στον τρόπο καταγραφής στο σύστημα Εργάνη. Οι επιχειρήσεις και τα λογιστήριά τους, πρέπει να γνωρίζουν όλες τις διαφορετικές προθεσμίες, καθώς μη έγκαιρη υποβολή των απαραίτητων στοιχείων, ισοδυναμεί με κίνδυνο επιβολής τσουχτερών προστίμων (10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο). Για να αποφευχθούν τέτοιες δυσάρεστες καταστάσεις, εκδόθηκε από το υπουργείο Εργασίας ενιαίος οδηγός, καλύπτοντας το σύνολο των ερωτημάτων που έχουν τεθεί έως τώρα. Οι τωρινές προθεσμίες υποβολής αφορούν όχι μόνο το ωράριο εργασίας, (προσέλευση – αποχώρηση), αλλά και ειδικές περιπτώσεις όπως, το μεταβαλλόμενο ωράριο ανά ημέρα, καθώς επίσης και τις άδειες, αλλά φυσικά και τις υπερωρίες των εργαζομένων.
Πιο αναλυτικά, ισχύουν οι εξής προθεσμίες, τουλάχιστον μέχρι την ολοκλήρωση του Πληροφοριακού Συστήματος Εργάνη ΙΙ:
*Δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης: Υποβάλλεται είτε στην τρέχουσα ημερομηνία είτε σε μεταγενέστερο χρόνο.
*Ψηφιακό Ωράριο Απασχόλησης – Σταθερό Εβδομαδιαίο και μεταβαλλόμενο ανά ημέρα: Υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.
*Ψηφιακό Ωράριο Απασχόλησης – Μεταβαλλόμενο ανά ημέρα (οδηγοί): Υποβάλλεται εντός 15 ημερών μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας.
*Άδειες: Υποβάλλονται το 1ο δεκαήμερο κάθε μήνα για στοιχεία αδειών που χορηγήθηκαν τον προηγούμενο μήνα. Όταν όμως ολοκληρωθεί το Εργάνη ΙΙ, ο έλεγχος των αδειών των εργαζομένων θα γίνεται απογραφικά εντός του επόμενου μήνα, από το μήνα χορήγησής τους.
*Ε8 – Αναγγελία νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης: Αναγγέλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησής της.
*Ε8 – Αναγγελία νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης (οδηγοί): Αναγγέλλεται και υποβάλλεται εντός 15 ημερών μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας.
*Δήλωση έναρξης και λήξης κάρτας εργασίας: Υποβάλλεται σε στοιχεία πραγματικού χρόνου εργασίας, με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης 15 λεπτά + 1 (περισσότερα ή λιγότερα) από την έναρξη ή τη λήξη το χρόνου εργασίας.
Η ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας στοχεύει στην καταγραφή και διάθεση του προγραμματισμένου ωραρίου εργασίας. Η ψηφιακή μορφή της καταγραφής συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που αφορούν τον εργαζόμενο σχετικά με το ωράριο, τις υπερωρίες και τις άδειες. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει δύο βήματα:
Πρώτον την απογραφική δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης για το σύνολο των εργαζομένων μιας επιχείρησης, πριν από την έναρξη εφαρμογής της ψηφιακής οργάνωσης χρόνου εργασίας. Στο πεδίο αυτό, οφείλει ο εργοδότης να μεταβάλλει τα όποια στοιχεία χρειάζεται ανά περίπτωση εργαζομένου, ώστε να απεικονίζεται η πραγματική εικόνα της εργασιακής σχέσης (πχ ευέλικτο ωράριο).
Δεύτερον, δήλωση του ωραρίου απασχόλησης είτε ως σταθερό εβδομαδιαίο είτε ως μεταβαλλόμενο ανά ημέρα.
Σε κάθε περίπτωση έχει υπάρξει πρόβλεψη, που θεσμοθετήθηκε στον πρόσφατο ασφαλιστικό νόμο (ν.5078/23), για να μπορεί ο εργοδότης να επιλέξει προαναγγελτικό ή απολογιστικό σύστημα καταχώρησης αλλαγών ωραρίου, οργάνωσης χρόνου εργασίας και υπερωριών. Το συγκεκριμένο δικαίωμα επιλογής όμως, θα τεθεί σε ισχύ με την ολοκλήρωση του Εργάνη ΙΙ.
Επισημαίνεται ότι με την εφαρμογή της ψηφιακής οργάνωσης χρόνου εργασίας δεν υποβάλλεται πια το έντυπο Ε4 (συμπληρωματικό ωράριο), ούτε επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον πίνακα προσωπικού.
Υπενθυμίζεται πως η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας ξεκίνησε την 1η Ιουλίου 2022 για το σύνολο των τραπεζών της χώρας και τα supermarket με περισσότερους από 250 εργαζόμενους. Στις 16 Φεβρουαρίου 2023, εντάχθηκαν και οι νέες τράπεζες, αλλά και ειδικά supermarket, με έμφαση στο εμπόριο τροφίμων. Την ίδια ημερομηνία ξεκίνησε η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας και για ασφαλιστικές επιχειρήσεις καθώς και για εταιρίες παροχής ιδιωτικής προστασίας (security). Στις 22 Μαρτίου του ίδιου έτους, εντάχθηκαν υποχρεωτικά στο σύστημα της ψηφιακής κάρτας οι ΔΕΚΟ μεταφορών (ΟΣΕ, ΕΡΓΟΣΕ, Σταθερές Συγκοινωνίες, ΟΣΥ, ΟΑΣΑ, ΟΣΕΘ, ΟΑΣΘ, η Hellenic Train και η Ελληνική Εταιρία Συντήρησης Σιδηροδρομικού Υλικού.
Από την 1η Ιανουαρίου 2024 εντάσσονται υποχρεωτικά στο ίδιο σύστημα ψηφιακής κάρτας οι επιχειρήσεις στον κλάδο της βιομηχανίας, καθώς και όσες ανήκουν στο λιανεμπόριο. Εξαιρούνται μόνο οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στον κλάδο της ενέργειας, στα πετρελαιοειδή και στα ορυχεία.
